Servizio Protocollo Archivio e Contratti

CONTRATTI

• Assistenza all’attività contrattualistica di tutti i Settori, anche con l’elaborazione degli schemi di contratto e supporto amministrativo;
• Assiste il Segretario Generale nella rogatoria degli atti pubblici amministrativi fornendo allo stesso ed eventualmente al Notaio incaricato, la necessaria documentazione anche raccordandosi con il Settore interessato alla stipula del contratto;

1.  provvede alla repertoriazione e registrazione delle scritture private e alla tenuta degli originali, fatti salvi gli adempimenti conseguenti di competenza del Settore di appartenenza e predispone quanto necessario per la registrazione degli atti pubblici amministrativi e provvede alla liquidazione delle conseguenti spese;
2.  predispone il Regolamento dei Contratti e le relative modifiche e/o aggiornamenti.

• Cura la conservazione del repertorio dei contratti;

• Cura gli aspetti amministrativi con le Centrali di Committenza riguardo la gestione degli appalti;
• Stipula i contratti e si occupa della gestione di tutte le coperture assicurative dell’Ente;

• Tiene i rapporti con le compagnie assicurative e trasmette i sinistri pervenuti a carico dell’Ente anche acquisendo la necessaria documentazione da parte dei Settori interessati;
• Gestisce le autorizzazioni per l’utilizzo delle Sale Comunali ai sensi del relativo regolamento comunale.

PROTOCOLLO

• Cura la tenuta del protocollo generale, relativo archivio corrente e di deposito, e la gestione dell’accesso all’archivio storico;
• Provvede alla registrazione e alla classificazione della posta in arrivo dell’Ente, all’acquisizione informatica e alla trasmissione agli altri settori.
• Provvede alla registrazione e classificazione della posta in partenza.
• Cura la spedizione degli atti e della corrispondenza.

PROTOCOLLO INFORMATICO, CONSERVAZIONE E DIGITALIZZAZIONE DELL’ENTE E DELLA GESTIONE DOCUMENTALE

• Genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
• Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
• Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
• Effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
• Adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinarne la corretta funzionalità e adotta analoghe misure per l’obsolescenza dei formati;
• Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
• Predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
• Assicura la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia richiesto il suo intervento;
• Assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
• Provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione rispettivamente all’archivio centrale dello stato e agli archivi di stato territorialmente competenti;
• Predispone il manuale di conservazione digitale e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali e tecnologici rilevanti;
• Predisporre lo schema del manuale di gestione;
• Predisporre il piano per la sicurezza informatica;
• Definire i criteri minimi per il trattamento del documento informatico;
• Gestire la tenuta del protocollo informatico;
• Produzione del Pacchetto di versamento;
• Gestione dell’archivio informatico dell’Ente;
• Gestione accessi all’archivio corrente e storico;
• Autenticazione e rilascio di copie dei documenti in archivio.